सरकार के अधिकारियों को पता नहीं है कि पत्राचार के समय वे तय नियम का पालन नहीं करते हैं। इसमें बुनियादी नियम की अनदेखी हो रही है। हस्ताक्षर के मामले में तो और अराजक स्थिति बनी हुई है। बहुत कम अधिकारी स्पष्ट हस्ताक्षर करते हैं। योजना एवं विकास विभाग ने इसे गंभीरता से लिया है। अधीनस्थ कार्यालयों को कहा गया है कि इस मामले में वे बिहार अभिलेख हस्तक-1960 (बिहार रिकार्डस मैन्युअल) का पालन करें। बता दें कि अभी अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर के नाम पर जलेबी से लेकर पशु-पक्षी तक की आकृति बनाने का भी मामला सामने आता है।

योजना एवं विकास विभाग के संयुक्त सचिव रमेश कुमार ने पत्र में लिखा है कि विभिन्न क्षेत्रीय कार्यालयों के प्रधान और कई पदाधिकारी पत्राचार करते समय पत्र की मौलिकता का ध्यान नहीं रखते हैं। पत्र में प्रेषक अपना नाम नहीं लिखते हैं। केवल पदनाम का उपयोग करते हैं। यह बिहार अभिलेख हस्तक और बिहार सचिवालय अनुदेश 1952 के नियमों का उल्लंघन है। अभिलेख हस्तक के नियम 191 में साफ लिखा है कि सरकारी पत्राचार में अधिकारी अपने पदनाम के अलावा नाम भी लिखेंगे। नाम, पदनाम के साथ कार्यालय का स्पष्ट पता लिखेंगे। ताकि पत्र की महत्ता को समझ कर जरूरी कार्रवाई की जा सके। योजना एवं विकास विभाग के संयुक्त निदेशक ने अधीनस्थ कार्यालयों को कहा है कि वह इस नियम का सख्ती से पालन करे।

अस्पष्ट हस्ताक्षर भी गलत

आज कल बहुत कम सरकारी अधिकारी स्पष्ट हस्ताक्षर करते हैं। यह भी बिहार अभिलेख हस्तक के नियम के विरुद्ध है। हस्तक के नियम 193 में साफ है कि अधिकारी हस्ताक्षर के मामले में अतिरक्त सावधानी बरतें। हस्ताक्षर साफ और आसानी से पढ़ने लायक हो। यह इसलिए कि किसी को हस्ताक्षर पर संदेह नहीं हो। व्यवहार में सरकारी अधिकारी इस नियम को लागू नहीं करते हैं। हस्ताक्षर के नाम पर जलेबी से लेकर पशु-पक्षी तक की आकृति बना दी जाती है। हस्ताक्षर में स्पष्ट रूप से पत्र पर तारीख और महीना के साथ वर्ष लिखने का भी प्रविधान है। इस मामले में भी हस्ताक्षर वाला फार्मूला लागू किया जाता है।

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